PRO
Домой / ПРОфессионал / Экспертное мнение о тайм-менеджменте

Экспертное мнение о тайм-менеджменте

Ирина Михайлова,
бизнес-тренер, коуч Перемен

Многозадачность (умение делать несколько дел одновременно, быстро переключаться с одной задачи на другую) — хорошо это или плохо? Почему?

Многозадачности, в прямом смысле этого слова, не существует. Когда люди думают, что заняты несколькими делами одновременно — они на самом деле просто очень быстро переключаются с одной задачи на другую. Это похоже на браузер, в котором открыто множество окон. Мы можем быстро переключаться с одной страницы на другую, но в конкретный момент работаем только над одной. Главное в многозадачности — это способность к концентрации внимания. Как и любое другое понятие или явление — это и хорошо и плохо одновременно. «Каждая медаль имеет две стороны».

Почему это плохо?

1. Мозгу требуется больше энергии. Работа в стиле Юлия Цезаря, то есть концентрация внимания на нескольких задачах одновременно, может привести к психическому истощению. Нейробиологи утверждают, что около 20% энергии, потребляемой организмом человека, уходит на работу мозга, хотя его вес составляет только 2% от общего веса тела. При работе над несколькими задачами одновременно мозгу требуется больше глюкозы (своего главного топлива), чем при фокусировке на чем‑то одном.
2. Стрессовый фактор. Частое переключение между задачами может вызывать ощущение «лавины дел» и иллюзию того, что «я не смогу с этим справиться», что вызывает чувство тревоги и может привести к агрессивному и импульсивному поведению. Из-за постоянного переключения «топливо» быстро расходуется, и мы быстрее устаем, чувствуем себя разбитыми, без идей и сил, что усиливает ощущение «я не справлюсь».
3. Меньше результативность. Переключая внимание с одной задачи на другую, мозг сжигает глюкозу, которая также нужна для сохранения концентрации. Мы не можем сосредоточиться на выполнении работы, что влияет на результат и эффективность. Работая над одной задачей, мы можем закончить ее быстрее и выполнить качественнее, только если полностью сфокусируется на ней.

Нейробиолог Дэниел Левитин в своей книге «Организованный ум: мышление в век информационной перегрузки» пишет:

«Каждое обновление статуса, которое вы читаете на Фейсбуке, каждый твит, каждое текстовое сообщение, которое вы получаете от друга, борется за ресурсы вашего мозга с более важными вопросами: надо ли обратить свои сбережения в акции, где вы оставили свой паспорт или как быстро прийти к взаимопониманию с другом, с которым вы поссорились».

Когда же многозадачность — это хорошо?

Для решения задач мы оперируем нашим опытом, логикой и знаниями с помощью левого полушария, а также используем образное мышление, креативность, способность к творчеству и генерированию нового. Бывает так, что проект «завис», нет явного решения проблемы, предпринимаемые действия не приводят к ожидаемому результату, и мозгу нужно «выйти из коробки». Принимая однотипные решения, которые касаются одной и той же проблемы, вы в какой-то момент просто перестанете придумывать полезные идеи. В этом случае, переключение с невыполненной задачи на другую будет хорошей альтернативой. Вы не потеряете темп, сохраните продуктивность, и сможете эффективно заниматься другими вопросами. Когда же вы вернетесь к «зависшей» задаче, немного от нее отдохнув, вы сможете посмотреть на нее «свежим» взглядом и найти нужное вам творческое решение.
Вы, наверное, не раз слышали фразу «лучший отдых — это смена деятельности»? Не сомневайтесь — человек, впервые ее произнесший, был, несомненно, прав. Потеряли мотивацию, нет вдохновения, не можете закончить, не находите лучший способ решения? Не тормозите — переключайтесь на другую задачу, у вас же они есть!

Как правильно расставить приоритеты?

Человеческий мозг способен справляться с большим объемом информации, но его работа имеет определенную цену. У людей возникают проблемы, когда появляется необходимость отделить важные данные от второстепенных, так как этот процесс очень утомляет. Нейроны, для нормального функционирования которых требуется кислород и глюкозу, быстро истощаются. Усталость от принятия решений можно зачислить в список знаковых болезней 21 века, наряду с распространенными синдромом хронической усталости и бессонницей.

3 эффективных способа победить усталость от принятия решений:

1. Расставляйте приоритеты.
2. Планируйте и придерживайтесь распорядка дня.
3. Упростите процесс принятия решений.

Простой пример: вместо того, чтобы размышлять над тем, что приготовить на ужин, спланируйте ваше меню на всю неделю вперед. Одним из проверенных временем методов расстановки приоритетов является «матрица Эйзенхауэра». Эйзенхауэр Дуайт — американский государственный и военный деятель, 34-й президент США, отличался прекрасными организаторскими способностями. Для этого он использовал специально разработанный метод, суть которого заключается в расстановке задач согласно приоритетам по степени важности и срочности.

Обычно сложностей с тем, чтобы определить, насколько задача срочная, не возникает. Но довольно трудно разобраться, является ли она важной? И тут не обойтись без списка критериев важности именно для Вас! Для этого воспользуйтесь коучинговыми техниками «Колесо жизни» и «Пирамида логических уровней».

Как пропорционально должно быть распределено время, чтобы и работа была эффективной и на всё остальное хватало времени? (сколько времени на отдых, сон, работу, семью и т.д.)

Существует техника «Время Действия», которая помогает организовать свою жизнь и эффективно распределять время в течение каждого дня. Она описана в книге «12 недель в году» Майкл Леннингтон и Брайан Моран. Она основана на еженедельном планировании и включает три основных блока: стратегический, буферный и рекреационный.

1. Стратегический блок: три часа подряд, которые запланированы на каждую неделю. В это время вы не отвечаете на звонки, не читаете почту, не общаетесь в социальных сетях, не отвлекаетесь ни на что. Вы полностью сосредоточены на выполнении запланированных задачах, касающихся стратегии и заработка. То, что для вас Важно и Не Срочно, но то что приведет вас к Результату. Стратегический блок позволяет вам сосредоточиться на действиях для достижения Прорыва. Для большинства трех часов в неделю будет достаточно. Это те 20% времени, которые дадут 80% результата (Правило Парето).

2. Буферный блок: эта часть посвящена незапланированным и менее важным делам, например: ответам на большинство электронных писем и звонков, которые неизбежно появляются в течение рабочего дня. Это задачи Важное и Срочное, или срочное и не важное, в случае если вы никому не можете это делегировать. Нет ничего более непродуктивного и отвлекающего, чем работа, во время которой вы отвлекаетесь на посторонние дела. Но у всех бывают дни, когда мы тратим почти все свое время на незапланированные действия. Некоторым достаточно 30 минут в день, другие могут потратить пару часов на не слишком важные дела. Задача буферной части — выполнять малозначительные дела в одно время, сразу и тем самым взять под контроль остаток своего времени в этот день.
3. Рекреационный блок: один из ключевых факторов снижения эффективности — отсутствие свободного времени. Очень часто предприниматели и профессионалы в различных областях сталкиваются с тем, что проводят слишком много времени на работе и тратят все больше сил на выполнение задач — и это убивает энергию и энтузиазм. Для достижения лучших результатов часто необходимо не больше работать, а наоборот, проводить какое-то время вдали от дел. Не случайно есть поговорка: «От работы кони дохнут».

Обычно это три часа в течение которых вы не работаете. Их следует потратить на восстановление и отдых.

Как придерживаться составленного самим же собой расписания дня? (иногда прокрастинация, к примеру, очень мешает это делать)

1. Откажитесь от годового планирования. Используйте более короткие периоды. Планируя понедельно и применяя технику «Приближение дедлайна», вы сможете повысить свою мотивацию.
2. Используйте фильтр важности. Пропускайте все планируемые задачи через фильтр важности. Спросите себя: Эта задача меня Вдохновляет? Она Важна для меня? Почему она Важна? Что я хочу получить в результате? Откажитесь от действия ради действия.
3. Оценивайте количество выполненных действий в процентах. Еженедельный оценочный лист помогает объективно оценить насколько хорошо вы выполнили свою работу за неделю.
4. Стремитесь к успеху, а не к совершенству. По опыту даже 85% выполнение задач недельного плана, позволяет достигнуть нужного результата.

Какие приемы тайм-менеджмента вы считаете наиболее эффективными?

1. Приоритезация задач — Матрица Эйзенхауэра, Правило Парета (80/20). Делайте только важные для вас дела.
2. Откажитесь от «пожирателей времени», научитесь вовремя говорить «нет».
3. Правило «Одной минуты». Если задачу можно выполнить за 1 минуту — не откладываем, не планируем, делаем сразу, или не делаем никогда. Планирование такой задачи, записывание, напоминание — отберет больше сил и энергии, чем само ее выполнение.
4. Вкусные технологии тайм-менеджмента: «Швейцарский сыр», нарезаем «Салями», при необходимости съедаем «Лягушку» или переходим на «Помидорную» диету.

Суть метода швейцарского сыра заключается в том, чтобы ежедневно съедать один кусочек/задачу (выгрызать дырки в сыре), где большой кусок сыра — это важная для вас «вкусная» задача. Обычно такие задачи обеспечивают ваш Прорыв, часто вы делаете их впервые и у вас может не быть четкого плана выполнения (слишком много неизвестных). Используя этот метод, очень просто начать работу над сложной комплексной задачей, даже если не знаешь с какой стороны к ней подойти. Нужно найти в задаче что-то, что можно сделать уже сейчас, что вы умеете — и «откусить кусочек сыра». Просто сделайте то, что можете.

Это будет первая дырка в сыре. Обычно, как только в сыре — важной задаче появляется первая дырка, на ум приходит следующая задача — кусочек, которую можно решить. А значит скоро в «сыре появиться новая дырка». Главное обязательно делать дырочку за один раз. Не возвращайтесь к заданию несколько раз и не пытайтесь разгрызть одну большую дырку. Не бывает сыра состоящего всего из одной дырочки. По большому текущему проекту составьте список заданий, которые можно выполнить за 5 минут: обзвонить исполнителей, составить список чего-нибудь и т.п. Когда выдалась свободная минутка — загляните в список и съешьте дырку, которая кажется вам наиболее привлекательной именно в этот момент.


Лягушка — это самое трудное или неприятное дело — это скользкая противная жаба, которая будет напоминать о себе до тех пор, пока дело не будет выполнено. Обычно мы в первую очередь выбираем дела полегче, а лягушку оставляем на потом. Мы думаем о ней постоянно, она не дает нам спокойно жить, а еще эти напоминания от партнеров — коллег — начальника «как там наша лягушечка поживает?» Откладывая её в дальний угол стола, мы кормим её нашей энергией и вниманием, от этого она становится еще больше и еще противнее. А наши силы и желание ее сделать — уменьшается. Но если ее придется съесть в любом случае, лучше это сделать сразу. Если дело совсем «не идет», то в качестве поощрения можно закусить лягушку чем-то «вкусным для Вас» (приятным делом, интересным мероприятием).

Принцип правила — «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку первой».

Нарезаем Салями — эта техника помогает выделить детали и получить больше ясности, наметить четкий путь, по которому проще идти к достижению результата. Обычно мы нарезаем колбасу тонкими кусочками. Также поступаем и с задачами. Берем Салями — сложную, комплексную задачу и разрезаем ее на мелкие составные части — кусочки, которые можно просто и быстро выполнить. Несколько правил «нарезки»:
• Каждая задача-кусочек должна иметь четко сформулированный результат и конечный срок исполнения.
• Обращайте внимание на взаимозависимость задач, планируйте с учетом того, как вы будете выполнять задачи-кусочки — последовательно или параллельно.
• Следуйте плану. Не перепрыгивайте через задачи, если они вам не нравятся или кажутся скучными.

Помидорная диета. Техника основана на таком простом инструменте как кухонный таймер в виде помидора и помогает сосредоточиться на выполнении задачи и не отвлекаться. Как это работает? В первую очередь нужно убрать внешний шум и раздражители: отключить оповещения, закрыть социальные сети, чаты, мессенджеры, отключить звук телефона. Далее устанавливаем таймер на 25 минут и беремся за задачу. 25 минут достаточно, чтобы сосредоточиться на одной задаче и продуктивно поработать. Вдохновение не потребуется. Концентрация внимания на задаче способствует подключению внутренних сил и творческих ресурсов. Хороший вариант — превратить это в игру: «Интересно, а сколько я успею сделать сейчас за эти 25 минут? Посмотрим Поехали!»

Визуальный план. Очень удобно использовать графические инструменты-напоминалки: визуальные картинки-достигаторы, на котором нарисованы части (кусочки) задачи, которые вы раскрашиваете по мере выполнения, планирование важной задачи в виде mind-maps, где разными цветами можно обозначать решенные и нерешенные вопросы, неизвестные и переменные.

Какую литературу по тайм-менеджменту вы можете порекомендовать?

• «Максимальная концентрация» Люси Джо Палладино
• «Легкий способ перестать откладывать дела на потом» Нейл Фьоре
• «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен
• «Тайм-драйв» Глеб Архангельский
• «Искусство успевать» Алан Лакейн

Чтобы день удался, с чего лучше его начать и чем закончить?

Улыбкой. Утром от предвкушения замечательного и яркого дня. Вечером от благодарности за то, что день действительно был прекрасным.

И это не имеет никакого отношения к планированию. Это про умение радоваться жизни! Ведь по большому счету тайм-менеджмент — это только инструмент большого предприятия, которое мы называем жизнь!

Надежда Новашицкая
ФОТО из архивов Ирины Михайловой и из Интернета

смотрите также

Як i з чим потрiбно їсти PR у соцiальному проектi?

Про це для PROactive розказала Надія Чорна-Бохняк, яка є експертом з комунікації з більш ніж …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *