Домой / ПРОект / StudCamp 2017: об организации конференции от А до Я

StudCamp 2017: об организации конференции от А до Я


Интересные лекции, вкусные кофе-брейки, классные призы. Со стороны кажется, что нет ничего сложного в мероприятии на 400 человек. Однако, этой яркой картинке всегда предшествует 2-3 месяца бессонных ночей организаторов, уйма потраченных нервов и сил, литры выпитого кофе, сотни ежедневных звонков и встреч, а также 3-ех или 6-ти часовые планерки. Интересно заглянуть за кулисы и узнать то, что всегда остается за кадром?
Масштабная молодежная конференция StudCamp, о которой мы уже рассказывали вам во втором номере PROactive, вновь пройдет в Одессе этой весной. 20-21 мая 400 участников соберутся в центре социальных инициатив Impact Hub Odessa, где молодые лидеры со всей Украины поделятся с ними знаниями, навыками и инструментами, которые позволили им добиться успеха. PROactive запускает новую рубрику Project Diary — дневник проекта, в котором раскроет этапы организации масштабной конференции, расскажет о трудностях, с которыми сталкиваются организаторы и много других интересных секретов и полезных лайфхаков!

18 марта

А где StudCamp? А когда StudCamp? А StudCamp будет?

Вопросы стали появляться еще в январе, но брать инициативу в свои руки никто не спешил. Собрать уж слишком занятых общественных активистов — миссия не из легких. Все желающие присоединиться к организации StudCamp 2017 наконец-то таки собрались на первую планерку аж 18 марта.

На повестке дня главный вопрос вечера — кто будет главой оргкомитета?

На удивление желающих не было, в основном в связи с тем, что у каждого, кто захотел присоединиться к участию в организации и без нее было множество дел в проектах, поэтому потянуть такую важную роль никто не осмелился. Взять на себя эту ответственность второй год подряд согласилась Анна Ровенская, менеджер по работе с командой журнала PROactive.

26 марта

Первая 6-ти часовая планерка организационного комитета!

Конечно, ей предшествовали множество скайп-звонков, так называемых, главарей, с долгими обсуждениями концепции этого года.

— Истории успеха?

— Уже было.

— IT?

— Заезженно.

— Инновации?

— Ооооо!

Тема, которая стала трендом этого года, не обошла стороной и StudCamp!

Основными вопросами этого дня стали:

— какой должна быть конференция в этом году по сравнению с предыдущими?

— распределение команды по отделам и назначение лидеров

— анализ фидбеков прошлого года.

Было мало перерывов? Хорошо, сделаем небольшие перемены между лекциями. Мало времени, чтобы красочно и полноценно раскрыть тему? Хорошо, сделаем лекции длиннее. Мало фруктов? Ладно, нарейзим!

Анна Ровенская, глава организационного комитета

Какие же отделы есть в оргкомитете и чем они занимаются?

  1. Программный отдел.

Задача: придумать интересные и актуальные темы и найти классных спикеров.

  1. Медиа отдел.

Задача: сделать так, чтобы о конференции знала даже бабушка, живущая на окраине города.

  1. Отдел по работе с участниками.

Задача: заботиться и любить всех, кто проявил желание пойти на конференцию.

  1. Кейтеринг и развлечения.

Задача: организовать вкуснейшие кофе-брейки и отпадную вечеринку.

  1. Отдел фандрайзинга.

Задача: привлечь на конференцию продукцию для кофе-брейков, подарков и так далее.

  1. Отдел логистики.

Задача: как-то усадить 400 человек, чтобы всем было комфортно и расставить баннеры, чтобы все партнеры остались довольны.

  1. Креативный отдел.

Задача: придумать развлекательные мероприятия до конференции, которые смогли бы привлечь участников и придумать, как сделать конференцию атмосферной.

  1. Отдел по работе с волонтерами.

Задача: набрать необходимое количество помощников для конференции.

  1. Отдел дизайна.

Задача: сделать самое красивое фирменное оформление и полиграфию.

10. Отдел по работе с финансами.

Задача: получать и отдавать денежки.

Результаты распределения по отделам тоже включали ряд сложностей, одна из основных: много людей в программном, мало людей в медиа. Последний же наоборот требует наибольшее количество людей, так как включает в себя множество задач: работу со СМИ и информационными партнерами, СММ, пиар.

Следующий важный вопрос — даты. 6-7 мая — Чемпионат Украины по дебатам, где будет присутствовать большая часть дебатеров — теряем часть ЦА. 27-28 мая — время сессии, зачетов, тогда 20-21? Зачеты у другой половины. Угодить всем не получится, решили выбрать что-то наиболее оптимальное.

Команда укомплектована, даты определены, самое время начинать работу. Где? Каждый год насущный вопрос: какая программа по распределению задач наиболее удобна. Изменять традициям прошлого года не решились и оставили гугл-таблицы для трекера выполнения задач, единственное нововведение — рабочее общение только в телеграмме.

Действует это по такому принципу: в гугл-таблицах вносятся задачи для каждого отдела с дедлайнами и распределением ответственных, в телеграмме создаются чаты для общения: основной для всего оргкомитета, по одному для каждого отдела, ну и безусловно, так называемая, флудилка, где всегда можно писать обо всем и ни о чем, не перекрывая при этом важную информацию в рабочих диалогах.

29 марта

Лидеры отделов — киты, на которых держится организация. С целью понять общую концепцию работы, донести главные мысли и идеи, было решено провести атмосферное собрание в кафе.

Совет всем организаторам: не идите в кафе, где есть зоны для детей.
Вся душевность может в миг накрыться из-за шума.

Главной целью этой планерки стало обсуждение того, как наладить процессы работы в каждом отделе, с какими трудностями обычно сталкиваются лидеры и как найти из них выход. Несколько рекомендаций:

— Дать понять с самого начала, что не смотря на то, что все находятся в оргкомитете на добровольной основе, нужно работать. Систематическое невыполнение задач еще и без предупреждение приводит к тому, что их место может занять кто-то другой. При этом очень важно не демотивировать команду, а подать это правильно.

— Прописать список правил работы каждого отдела.

— Проводить формальные и неформальные встречи.

— Ругать лично, хвалить публично.

31 марта

Не без задержки из-за затянувшегося поиска дизайнеров, социальные сети запущены, а значит самое время запускать раннюю продажу. Каким образом запустить ее онлайн при минимально убытке? Сайт, используемый в прошлом году, берет комиссию в  7,5 процента, что отнимает 5 тысяч из бюджета. Решение: создать карточку в банке. Не ударит ли это по репутации мероприятия?

Важный этап — просчет стоимости билета (без слез не обойтись). Основные затраты: проезд и проживание спикеров, вечеринка, полиграфия и ….и хватит. Остается верить и надеяться на партнеров!

5 апреля

Однако с повышением цены до 450 гривен ажиотаж по продажем немного спал, так как достать такую сумму из студенческого кошелька уже сложнее. Но знают ли студенты настоящую стоимость подобной конференции?

30 апреля
Анонс первого топ-спикера, которым в этом году стал сооснователь Tesla Club Ukraine — Назар Шимоне-Давида. Только в этот день купить билет можно было со скидкой. Задача мировой важности — сделать так, чтобы о такой возможности узнали все.

Чек-лист задач:

  1. Составить список, кому написать: потенциальные участники, оргком и волонтеры прошлого года, лидеры общест
    венных организаций и так далее.
  2. Составить скрипт общения, подробно указав, что делать в тех или иных ситуациях.
  3. Подготовить дружеское сообщения с подробным разъяснением последовательности действий для оргкомитета, чтобы каждый мог разослать несколько сообщений.

1 мая

На сегодняшний день подготовка к конференции длится месяц. Уже практически сформирована программа (осталось утвердить еще двух топ-спикеров), продано 100+ билетов, привлечено несколько крупных партнеров, например, Форнетти, а также проведены первые промо-мероприятия — промо-лекции и промо-столы в нескольких университетах.

Потоки этого года:

  1. Soft Skills — навыки работы в команде, ведения переговоров, умения убеждать и управлять своим временем;
  2. Hard Skills — профессиональные умения, которым обучаются в конкретной профессии. Здесь вы сможете определиться с призванием, узнать все тайны любимых профессий и прокачать свои навыки.
  3. Innovations — поиск ответа на вопрос, о том куда движется мир? Поговорим о инновациях, стартаперских прорывах, новых экономических и социальных трендах.

Надежда Новашицкая

смотрите также

Enactus Project School

Лето, лежа на диване? Это точно не про социальных активистов! Огромное количество школ и тренингов …