Домой / Uncategorized / Экспертное мнение о презентациях

Экспертное мнение о презентациях

Оксана Грабар

СЕО Training For Business, тренер-консультант по развитию управленческих компетенций, автор и ведущая Школы Тренеров, сертифицированный коуч, фасилитатор (ToP)

Сколько времени нужно для подготовки уверенного выступления для презентации?

Представьте, что ваша презентация — это айсберг. Особенностью айсберга является то, что подводная часть всегда больше надводной. Если наоборот, то айсберг переворачивается. Так вот, подводная часть айсберга в презентации — это подготовка, это часть, которую слушатели не видят, а вот надводная часть — это сама презентация. Задача спикера — сделать все, чтобы в процессе выступления  «айсберг презентации» не перевернулся и слушатели не увидели то, как мало вы готовились к выступлению. А что касается времени подготовки, все индивидуально: чем меньше владеете материалом, чем больше в вас перфекционизма и чем искушеннее ваши слушатели, тем раньше начинайте подготовку. Ведь вам нужно подготовить содержание, структуру, продумать и создать визуализацию (слайды), поискать различные «интересности», чтобы удерживать внимание слушателей, а все это время. Главное, помните, если вы провалили подготовку к презентации — вы хорошо подготовились к провалу на презентации.

Стоит ли перед выступлением принимать что-то «для храбрости»?

Да! Коктейль из двух ингредиентов: хорошего настроения и желания принести пользу слушателям!

Часто участники тренингов меня спрашивают: «А можно чуть-чуть коньячку в кофе добавить, чтобы не так волноваться?». Алкоголь или седативные средства могут сыграть с вами злую шутку. Не рассчитав дозу, можно получить обратную реакцию — заторможенность или слишком бурные эмоции. Что касается того, как снизить уровень волнения перед выступлением, то есть несколько способов:

  1. Подготовка.

Снова возвращаемся к ней. Чем лучше подготовлены, тем меньше волнения. Одно из правил подготовки — всегда знайте больше, чем планируете озвучивать слушателям. Это поможет в ответах на вопросы, и добавит глубины.

  1. Поищите причину вашего волнения.

По поводу чего вы тревожитесь. Например, вы переживаете, что можете забыть, о чем говорить дальше, или название чего-то или автора какой-то концепции. А дальше продумайте способы профилактики и ваши действия, если вдруг это произойдет. Например, с целью профилактики подготовьте карточки с этой информацией, в которые вы сможете подглядеть или эту информацию вынесите на слайд, где сможете прочитать. Или попробуйте подключить разные способы запоминания информации, например, ассоциации. Ну, а если такое случится, то можете переключить фокус внимания на группу — попросите привести пример из опыта слушателей по данному вопросу или предложите задать вопросы по теме. В конце концов, можно просто признать открыто, что вы забыли, а когда вспомните  вернетесь к этому вопросу.

  1. Сместите фокус внимания с себя на цели и задачи выступления.

Нам часто кажется, что слушатели будут очень придирчиво к нам присматриваться и изучать. Я вас разочарую — чаще всего люди идут на презентацию не смотреть на спикера, а получить ценную информацию, советы, экспертное мнение, что-то переосмыслить и так далее. Сконцентрируйтесь на пользе для слушателей, а не на своей персоне.

  1. Проветрите мозг и разогрейте тело.

За пару часов до выступления погуляйте на воздухе, поплавайте в бассейне, дайте нагрузку на мышцы, пойте, танцуйте, займитесь артикуляционной гимнастикой  — делайте что-то, что зарядит вас энергией и хорошим настроением.

Что делать, если техника подводит, например, кликер не работает?

Во-первых, подобные ситуации необходимо предвидеть заранее. Да, никто со 100% вероятностью не может предугадать, что именно сегодня в 13.10 сядет батарейка в кликере. Но предположить, что это произойдет вполне можно. Поэтому стоит взять с собой запасные батарейки. В данной ситуации лучше «дуть на воду» и продумать План Б. Что я буду делать, если отключат электроэнергию? То есть слайды не смогу демонстрировать, тогда я возьму с собой или попрошу организаторов подготовить листы флип-чарта и маркеры, буду рисовать. У меня всегда с собой мини-аварийный чемоданчик, в котором есть и нитки с иголкой, и таблетки от головной боли, и запасная пара чулок, и батарейки, и ручки, маркеры, в общем «картина, корзина, картонка и маленькая собачонка». Зато готова практически к любым ситуациям, которые могут произойти не только со мной, но и со слушателями.

Во-вторых, уж если так произошло и вы без мини-аварийного чемоданчика — не паникуйте, не ругайте никогда организаторов (вам с ними еще сотрудничать), признайте факт и переходите к Плану Б.

Как реагировать на провокационные вопросы?

В этом случае, как раз, самое главное, не реагировать. Имею ввиду, слишком эмоционально. Не воспринимайте вопросы, как нападки или агрессию против вас. Я встречала спикеров, которые болезненно реагировали на любой вопрос слушателей, такое впечатление, что в каждом вопросе видели сомнение в их профессионализме и начинали  либо нападать на слушателей либо оправдываться. Ни то, ни другое не красит спикера, а делает его слабым и уязвимым в глазах аудитории.

Существует ряд техник и вариантов ответов на каверзные и провокационные вопросы в зависимости от того, на что направлена провокация. Например, одна из них — Рефрейминг или Смена рамки.

Представим ситуацию, когда после вашей презентации вас спрашивают: «Вы хоть понимаете, что решение, которое вы предлагаете, увеличит наши временные затраты в проекте?». Что бы вы ответили? Помните, что не стоит оправдываться, или спорить. Лучше сменить рамку вопроса, уточнить: «Я правильно понимаю, вас интересует, как на практике быстро внедрить наше решение?» Скорее всего, вы получите утвердительный ответ, а дальше предложите как это сделать. Другими словами, вы изменили вопрос на тот, который выводит диалог в конструктивную плоскость и ориентирует слушателей на поиск решения, а не на длительные эмоциональные дискуссии.

Какие есть слова или фразы «табу» для спикера?

Старайтесь  избегать слов и фраз, которые могут снизить вашу значимость или значимость слушателей

Фразы-катализаторы Фразы-амортизаторы
Я волнуюсь/нервничаю Для меня честь сегодня выступать перед такой искушенной аудиторией.
Должна была выступать моя коллега, но она, к сожалению, заболела и, придется мне ее заменить сегодня Я несказанно обрадовалась возможности сегодня провести время с вами и обсудить такие значимые вопросы
Я не компетентен в этом вопросе То, что я знаю по этому вопросу — это….
Я не знаю У меня лично в опыте такой ситуации не было, могу предположить, что в подобной ситуации лучше…
Я вам еще раз повторяю/говорю Итак, резюмируя все вышесказанное…
Вы меня не поняли Попробую перефразировать/по-другому….

Возможно, я не так выразилась, давайте перефразирую…

Большое количество терминологии Если важно применить терминологию — ее необходимо озвучивать с кратким объяснением
Сленг/шоканье, слова-паразиты, звуки-паразиты (причмокивание, вздохи и др.) Во рту должно быть чисто!:)

Что делать, если аудитория начинает зевать и терять внимание?

У меня лично в опыте такой ситуации не было (шучу). У каждого спикера, бизнес-тренера случались ситуации, когда уровень концентрации внимания слушателей понижался. Причины могут быть разными: монотонная подача информации, информация не соответствует уровню знаний или потребностям слушателей, слишком большой объем информации (например, за 30 минут рассказать о 20 техниках влияния), физическая усталость (например, ваше выступление завершающее на конференции), задействуется один канал коммуникации (например, аудиальный, без визуальной поддержки) и тому подобное.

Кроме того, мы проводим презентации в эпоху развития у людей «клипового мышления» (привыкание и формирование способа восприятия мира с помощью коротких ярких информационных сообщений (например, посты в соцсетях, видеоклипы, чтение «саммари» вместо полноценной книги).  Другими словами, люди хотят частой смены картинки, и время концентрации катастрофически уменьшается.

Возвращаемся к подготовке. Продумайте, с помощью чего будет привлекать и удерживать внимание, что будете менять в своем выступлении, чуть ли не каждые 3 минуты, что будет вашим «тузом в рукаве», чем удивлять будете? Из популярного: шутка, поразительный факт, статистика (обязательно со ссылкой на источник), вопрос слушателям, видео ролик, провокационный слайд, история, бизнес-кейс, пример, притча, цитата, эксперимент с вовлечением слушателей. Меняйте тон голоса, передвигайтесь по аудитории. Сегодня уже недостаточно шептать на ушко слушателям, сегодня эпоха «мышления, реагирующего на удар».

Какие есть критерии успешной презентации? Как понять, что она прошла успешно?

По двум составляющим: эмоциональная и рациональная. Насколько слушателям понравилось выступление, вызвало ли оно позитивные эмоции и насколько вы достигли поставленных целей. Когда вы готовились к выступлению, чего ожидали в результате? Что слушатели поймут, запомнят, осознают, во что поверят и что сделают? Если вы видите у людей сильный интерес, все рациональные задачи достигнуты, и вы испытываете чувство глубокого удовлетворения, я вас поздравляю — ваша презентация успешна!

 

Надежда Новашицкая

О Proactive

смотрите также

Что мы даем, а что получаем

Все мы периодически задаем себе вопрос: «А что я от этого получу?» или «Что я …