fbpx
Домой / ПРОгулка / Конспект лекций / Как сохранить дух и эффективность команды на удаленке

Как сохранить дух и эффективность команды на удаленке

На первой встречи серии вебинаров, организованной командой UNLOCKed Webinars, Евгения Клепа, исполнительный директор киевского Инкубатора Открытых Данных 1991, рассказала о секретах дистанционного взаимодействия с командой.

Remote check-list:

  • Установите ваше рабочее время. Это может быть гибкий график, но старайтесь установить то время, к которому привыкли вы и, самое главное, ваша команда.
  • Иметь специальное место для работы. Если вы работаете, лежа в кровати, это не только играет больше на руку прокрастинации, но и вредит вашему здоровью. Вы можете менять обстановку, но если вы долгое время будете сидеть в неудобной позе, у вас банально будут болеть поясница, спина и так далее, которые в итоге придется лечить.
  • Подготовьте свою технику.
  • Создайте утренний ритуал, чтобы начать свой рабочий день. Если вы привыкли, приходя на работу, сначала обсудить что-то с коллегами за чашкой кофе, попробуйте делать так же и на удаленной работе.
  • Установите правила для людей и животных, с которыми вы живете. Важно, чтобы они понимали, когда вы свободны, а когда нет. Это снизит уровень стресса и конфликтности.
  • Делайте перерывы и выходите на улицу (второе — по возможности). Работая удаленно, не забывайте поесть!
  • Чрезмерное общение и чувство связи. Сейчас все общение происходит on-line, чаще всего это не переписки, все встречи заменились созвонами. Это очень сильно давит на психологическое состояние — и ваше, и вашей команды. Некоторые компании регулируют, сколько часов можно тратить на переписки и на созвоны в удаленном режиме.
  • Составьте ежедневный/еженедельный план. В условиях удаленного режима его очень просто контролировать, и даже не обязательно использовать какие-то технические инструменты.
  • Не забудьте прекратить работу. Иначе у вас не станет понятия «выходной».

«В первую очередь мы начинаем с себя»

Манифест этичного и «экологичного» поведения в команде

В общем чате можете просто поприветствовать всех, спросить, как самочувствие, настроение. Это не обязательно делать каждый день, но важно делать регулярно, — это поднимает настроение не только вам, но и команде. В удаленном режиме нужно держаться друг за друга еще больше.

Так как это не живое общение, коммуникации могут не совпадать по времени.

Подходы к управлению разными по величине командами не отличается, но есть разные инструменты.

Удаленная работа — это в 5 раз больше усилий, в частности моральных и психологических, для ее организации.

 

Включайте почаще камеры при общении с командой, так как сейчас нет возможности обняться при встрече. Это поможет чувствовать друг друга лучше.

 

Не берите на созвоны или виртуальные встречи людей, если им там не нужно быть (например, они могут посмотреть запись или почитать протокол вашего собрания).

 

Стимулируйте не только себя, но и всю команду делать определенные перерывы. Конечно, это не должен быть стандартный «обед с 13:00 до 14:00». Например, вы можете просто молчаливо не трогать их какой-то период времени.

 

Используйте «рабочие плюшки». Это может быть все, что угодно, начиная от совместных перерывов, когда вы реально вместе пьете кофе с круассанами. Казалось бы, вы находитесь в той же рабочей атмосфере, но при этом не говорите про работу. Это создает ощущение общности, целостности.

 

Для максимальной «экологичности» отношений вы можете выявить потребности у каждого из членов команды. Можно создать опросник, чтобы узнать, например:

  • как людям удобнее писать отчеты: в письменной форме через задачи или в устной форме;
  • делать совещания ежедневно или раз в неделю, и так далее.

«Самый простой способ узнать потребности человека — спросить о них»

Когда вы поймете, как команде удобно работать, это еще больше повысит эффективность и продуктивность вашей работы. Казалось бы, это просто звучит, но мало кто это делает и даже задумывается.

Принципы для команды:

  • Люди не постоянно прерываются сообщениями, которые требуют немедленного ответа. Это очень сильно          отвлекает от работы, особенно в дистанционном режиме, когда таких сообщений много. Это ведет к «выгоранию» человека, и он будет неспособен не только работать, но даже нормально воспринимать информацию. Работа в такой команде и атмосфере станет для него неприемлемой. В такой ситуации можно написать в ответ, например, «Благодарю, сообщение получил, отвечу в такое-то время».
  • Они могут отключиться, чтобы сосредоточиться на своей работе, и им не приходится реагировать вне рабочего времени. Например, если человек должен участвовать в двух совещаниях за один день, от одного из них его можно освободить, чтобы в свои рабочие часы он мог выполнять свои непосредственные задачи, которые были запланированы.
  • Каждый может установить свои собственные графики работы в зависимости от того, что работает лучше для него, независимо от того, когда все остальные работают. Если у вас достаточно разрозненная команда (возможно, вы даже находитесь в разных часовых поясах), создайте график работы, состоящий из смен: кто-то работает, например, с 08:00 до 17:00, а кто-то — с 09:00 до 18:00. Люди обязательно пересекутся, следовательно, информация и статус работ будут передаваться своевременно и в личном порядке, но при этом каждый работает в собственном, удобном для него режиме.
  • Каждый может участвовать в разговорах независимо от часового пояса или графика работы (даже если это не его созвон или ему не обязательно на нем присутствовать, но он хочет увидеться и поговорить с другими членами команды). Это не внесет деструктив, потому что это все равно члены вашей команды.
  • У людей есть время и пространство, чтобы подумать над темой и вернуться с более вдумчивым ответом. Даже если у вас собрание, это не значит, что все должны сидеть и думать, как решить вопрос прямо сейчас, и дать ответ тоже прямо сейчас. Вы должны четко определить, какие у вас есть вопросы и задачи, а затем назначить другую встречу (или даже лучше ответ в письменном виде), где каждый из участников расскажет, как он видит решение той или иной ситуации. Идеи, которые даются сразу же, далеко не всегда самые продуктивные.
  • Автоматически записываются все решения и информация, исходящие из разговоров, чтобы каждый мог найти их позже.

Безопасность:

  • Шифрование данных. В таком случае потеря ноутбука не означает, что потерялись все данные и нужно менять все пароли.
  • Автоматический вход в систему. Эта функция должна быть отключена, вход — по паролю. Выключение компьютера через 10 минут бездействия. Это касается не столько безопасности, сколько элементарных факапов: если, например, у вас дома животные или маленькие дети, ваши данные ненароком могут быть удалены.
  • Безопасный режим на сайтах.
  • Код блокировки. Кроме компьютера, используйте также на всех гаджетах. Кроме того, у вас должна быть возможность удалить все данные дистанционно.
  • Уникальный пароль. Пароль «12345», ваши Дни рождения и тому подобное – это небезопасные пароли! Если вам не хочется их запоминать, можете использовать специальные сервисы (например, OnePassword). Нужно помнить, что иногда данные организации могут навредить еще большому количеству людей помимо вашей команды.
  • Gmail. Нужно включить двухфакторную авторизацию, чтобы нельзя было войти без ввода специального кода, отправленного, например, на ваш мобильный телефон.

Дома все работают за своими собственными компьютерами, поэтому надо быть внимательными. Безопасность — это серьезная проблема, но она решенная, есть выход из любой ситуации.

«Шо по инструментам?»

  • File sharing. Не используйте Google Docs, если у вас есть важная внутренняя информация — они не настолько безопасны. Есть много бесплатных ресурсов, особенно сейчас, например, тот же DropBox.
  • Teamwork. Существуют разные task-менеджеры, в которых вы ставите задачи: Trello, Asana, Jira.
  • Web conferencing (детальнее — ниже).
  • Project management. Отчасти это те же Asana, MS Teams и другие похожие сервисы, где вы можете чуть ли не диаграмму Ганта выстраивать.
  • Corporate knowledge. Наем и адаптация новых сотрудников происходят даже сейчас, во время карантина. Для этого нужна база данных вашей организации: мануалы, гайдлайны и так далее. Это не только про функциональные обязанности сотрудников, но и про внутренние политики, систему работы, взаимодействие с заказчиками и партнерами, презентационные материалы — в общем, все-все-все. Если у вас этого нет, значит, вам нужно срочно создать, иначе непонятно, как вы проводите адаптацию новых сотрудников.
  • Corporate social network (по желанию). Это бизнес-соцсети, но исключительно для компаний. Релевантны для больших команд.
  • Time management (не всем).
  • Source code management (не всем).

Последние 2 пункта необходимы для команд, где хотя бы часть людей работает с разработкой, и вам нужно отслеживать, сколько они времени на это тратят, чтобы, например, на основании этого определить стоимость их услуг. То же самое касается создания кода.

В любом случае, вы должны использовать для этого профессиональные программы, а не копировать все в письмах или мессенджерах.

Web conferencing:

  • Jitsi. Есть аудио- и видеоконференции, а также чат. Бесплатная версия — до 70-ти участников. Работает в браузере, безопасное.
  • Skype.
  • Google Hangouts.
  • WebEx (Cisco). До 100 человек одновременно. Встречу можно проводить хоть 24 часа подряд. Но здесь вы не можете загрузить какие-то файлы.
  • Whereby. Есть весь необходимый функционал, но бесплатная версия предполагает максимум 4 человека.
  • Zoom. Кроме известных плюсов, большая проблема в том, что Zoom «скринит» много информации, и даже если вы пытаетесь ее защитить, она все равно будет доступна для посторонних. Раньше бесплатная версия была доступна только в течение 40 минут, но на время карантина это время продлили. За один раз можно подключить до 100 пользователей.
  • GoToMeeting. До 60 человек, довольно безопасный.
  • Другие программы тут.

При выборе программы обращайте внимание на следующе факторы:

  • количество участников;
  • тип связи (вебинар/семинар или это конференцсвязь с партнерами по команде);
  • нужно ли пересылать файлы;
  • будет ли презентация у спикера;
  • количество спикеров и так далее.

Facebook Workplace: выглядит так же, как Facebook, но функционал рассчитан именно на внутреннюю организационную часть.

Instagram: в корпоративных целях можно использовать только для продвижения.

Slack: бесплатный, но когда вы доходите до определенного количества писем в системе, он вам предлагает или перейти на платную основу, или удалить все предыдущие переписки и файлы. Кроме переписок, есть также функции звонков и обмена файлами.

Slack & MS Teams, как видите, часто повторяются в правой колонке — для команд, особенно больших, удобно использовать инструмент, который объединяет в себе разный функционал.

Если в какой-либо переписке (неважно, по e-mail или в Slack) вы пишите сообщение, и к этому сообщению «привязываются» дальнейшие сообщения (то есть присылается не новым сообщением, а идет в цепочке), это называется «треды».

Какие инструменты используются для командной работы в синхронном и асинхронном режиме (пример компании Todoist).

Это можно сравнить с пирамидой потребностей Маслоу: только когда у вас уже «горит крыша», мы переходим в мессенджеры, все остальное у нас происходит за счет специальных внутренних корпоративных инструментов.

Сейчас многие компании делятся своими знаниями и системами работы. В качестве примера, рассмотрим GitLab (известная компания, в которой производят source code management) и Readdle (одесская компания, которая является главным поставщиком сервисов для компании Apple — приложения Spark, PDF Expert, Scanner Pro etc.).

GitLab еще до карантина во многом работал удаленно, поэтому они лишь немного скорректировали свою работу. Они и сейчас нанимают людей, у них очень гибкий рабочий график, всегда записываются (и в письменном, и в звуковом виде) все объяснения, причем, так как они работают в технологичной сфере, они записывают экран, а затем надиктовывают, что на нем происходит.

У Readdle имеет смысл обратить внимание на внутренние принципы команды — на первом месте у них находится доверие. Это к вопросу о контроле, о том, что многие менеджеры сейчас в шоке: как это работники будут сидеть по домам, а вдруг они там будут чаи гонять и в игрушки играть? Раскрою секрет: ваши сотрудники делают это в рабочее время и в офисах, если у них есть такое желание.

«У каждого есть свой стиль и ритм работы, и это тоже нужно уважать»

Если человеку комфортнее работать ночью (то есть он целый день ничего не делал, а ночью сел и начал «пахать»), то пусть делает. Никто не говорит, что это хорошо, но главное ведь результат, это его личное решение.

Второй пункт у них (особенно это важно в такой ситуации) это менторская поддержка, наставничество.

Третий принцип — уважение.

В Readdle активно используется Slack всеми сотрудниками, но в удаленном режиме из 8-ми часов вы можете потратить на это от 30 до 60 минут; на e-mail — не более 3-4 часов. Все остальное происходит в режиме «Благодарю, я отвечу на ваше сообщение тогда-то». Потому что основная часть вашего труда и рабочего времени уходит на другие задачи, а не на отслеживание этих информационных цепочек, писем и переписок. К сожалению, именно это занимает огромную часть времени, из-за чего потом сложно вернуться к основным задачам и процессам. То же самое касается и созвонов, которые могут происходить только в определенное время, а не когда заблагорассудится.

«В режиме карантина важно помнить не только о работе, но также и о развлечениях»

Чтобы понимать, какие ценности можно выделить в такой непростой период, нужно для начала понять, какие уже есть у вас, чтобы ничего не придумывать.

Ценности команды возникают не просто из вашей головы как лидера команды, а из привычки общения, внутренней культуры.

Лично мое мнение, в первую очередь это безопасность, и тут речь даже не о технической части, а о человеческой — беспокойство о членах команды и их семьях.

Если это вопросы рабочего процесса, то это, как я уже сегодня упоминала в контексте Readdle, доверие, прозрачность, ограничение по времени некоторых внутренних процессов (хотя это не всем подойдет).

Сейчас важно держаться друг за друга в команде — или даже командам держаться друг за друга.

Важный вопрос сейчас также — это бюджет: на что тратить свои деньги? Сколько бы мы ни говорили о высоком, о ценностях, но есть более приземленные вещи. Без устойчивой бизнес-модели организации тоже жить не будут.

Александр Жмай
ФОТО из архива спикера и сайта unsplash.com

О Proactive

смотрите также

Как собрать команду под проект без бюджета

«Гори, чтобы светить. Гори, но не сгорай». Именно так можно охарактеризовать работу проектного лидера. О …

Один комментарий

  1. Спасибо огромное за конспект!!!!!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.