fbpx
Домой / ПРОгулка / Конспект лекций / Переход из оффлайна в онлайн

Переход из оффлайна в онлайн

Ситуация вынуждает нас повсеместно переходить в онлайн, но все ли к этому готовы? О трудностях и возможностях перехода рассказал Андрей Маштаков.

Онлайн = общение

До недавних пор все чаты, Google Docs и так далее были приятным дополнением к традиционному общению. Но сейчас сложилась ситуация, когда эти способы «не вытягивают».

Работа в команде — это не только обменяться документами, но и обсудить их, придумать что-то или сделать brainstorming.

Zoom не является решением этой проблемы.

Писать всегда стараются короче, значит, нужно это продумать, сформулировать и так далее. В офисе можно было наговорить все, что угодно, и сколько угодно.

Переписка по e-mail’у не подходит для динамичного общения: электронная почта существует с конца 60-ых годов прошлого века, но почему-то каждое десятилетие возникает программа, которая по сути делает то же самое.

Вспомните, когда вы в последний раз по телефону участвовали в групповых конференциях? Технически можно, но это неудобно.

Количество установок Viber’а в Украине почти совпадает с количеством абонентов (а ведь у кого-то по 2-3 телефона). Проблема здесь в том, что организация не может управлять этим процессом, члены этой рабочей группы сами, по наитию что-то делают (добавляют людей, удаляют и так далее). Мы живем в такое время, когда происходит большое движение как из, так и в команды — поэтому нужно быстрое включение, выключение и переключение в коммуникации.

Есть попытки перенести в Zoom «кухонные разговоры», но это не работает — тут нужно подготовиться, причесаться, сесть удобно, все проверить. Это не для динамичного решения задач.

Подавляющее большинство и в бизнесе, и в НГО пытается использовать старые, «докоронавирусные» инструменты.

Почему не подходят старые инструменты?

  • Чаты — неуправляемо. В чатах нет «центра управления полетами (ЦУП), кто создал чат, тот и является главным. А если он уходит, то сложно договориться с ним, чтобы все осталось, как было.
  • Почта — нерегулярно. Если у вас корпоративный e-mail, то он подчиняется законам компании, и не всегда они учитывают ваше личное удобство.
  • Телефон — навязчиво. Телефоном я лет 7 не пользовался: плачу я, пополняю я, для того чтобы кто-то позвонил по вопросу, который ему нужен. Голосовое общение постепенно идет к тому, что оно будет только с теми, кто этого стоит: друзья, близкие. Если сравнить это с общением возле кулера, то я могу выйти туда в наушниках, чтобы показать, что не хочу ни с кем разговаривать.

Сегодня ситуация характеризуется следующими факторами:

1. Много входящей информации.

1.1 Чаты, в которые добавляют без спроса. Я не управляю тем, в какие чаты меня добавляют.

1.2 Цепочка писем в почте, в которых ставят в копию. Я не управляю тем, кто меня добавляет в копию. И даже если захочу с этим что-то сделать, один человек может писать мне и по делу, и для развлечения. И каждый раз фильтрация делается вручную — на каждую тему, на каждого адресата. Упоминание меня в письме очень тяжело идентифицировать с помощью инструментов, например, Gmail, и «спрятать» его.

2. Информация теряется в потоке.

2.1 В чатах, где есть владельцы бизнеса, хоть какой-то порядок, в остальных — это в основном нерабочее общение. Даже если кто-то пытается это прекратить, это только увеличивает количество «спама».

2.2 Полезные сообщения теряются в ерунде и других темах.

2.3 Прорваться через лес цитирований в почте все сложнее.

3. Нет ленты нового и важного.

3.1 Нужно по очереди заходить в каждый чат/цепочку писем, чтобы сбросить количество непрочитанных сообщений. Если у меня 50 чатов, то посмотреть в одной ленте обновления со всех чатов одновременно я не смогу, максимум — настроить каждый из них, но все равно «прощелкать» придется все по одному. А мы ведь придумывали компьютеры и телефоны именно для того, чтобы этой ненужной работы не было (пример — Facebook).

3.2 Обращение ко мне в почте никак не отличается от СС.

4. Трудно управлять доступом.

4.1 Нового человека тяжело подключить к коммуникациям, в конечном счете это перекладывается на конкретного человека, который может забыть, перепутать и так далее. В итоге страдает опять-таки общее дело.

4.2 Если человек уходит, его нужно удалить из всех чатов.

4.3 Создать новый чат может кто угодно, а дальше им управляет только создатель.

4.4 Нужно переслать новичку все цепочки писем.

Что в такой ситуации нужно?

1) Нужна платформа.

Первое — нужно определиться, в рамках какой платформы будем развивать коммуникации. Мы рассмотри три, но можно выбрать и другие.

Slack: столько «фишек», которые даже стали повторять конкуренты. Но сейчас они стали отставать — как и DropBox (2 бесплатных Гб мало, а платить — жалко). Ограничение в объеме файлов, а также в истории: запоминает все, а показывает только последние 10000 сообщений. Но он действительно очень удобный. Он или все еще лидер, или уже бывший лидер. Если вам хватает бесплатной версии (либо не жалко заплатить) либо он вам просто нравится — используйте его!

«Это как у художника: если вам не нравится бумага или карандаш, вряд ли вы нарисуете что-то красивое»

Собственно, возможно, уже обогнал его инструмент MS Teams. По результатам «коронабесия» они явно станут первыми — большинство подключений именно туда. Это часть ПО «Офис 365», НГО могут получить бесплатно (присоединить можно около 100 или 200 пользователей, для каждого из них — облачное хранилище на 1 терабайт. И никто не запрещает регистрировать «фейковых» пользователей, чтобы получить эти терабайты). MS Teams — это решение «на вырост», так как в будущем, скорее всего, этим будет пользоваться не только третий сектор, но и бизнес.

Концепция «Chat-Centric»: не нужно запускать Word, Outlook и так далее, все делается в чате, в живом общении, например, совместно редактируем там же документ. Накопление версий, доступность всем последней, возможность «отменить» изменения — это все доступно.

Минус этого решения — нужны усилия по «дрессировке этого цифрового зверя». Кроме того, там есть хостинг почты, чтобы ваша почта находилась там же. Функционально это не хуже, чем в Gmail, разве что может быть непривычно.

ZULIP — абсолютно бесплатная платформа. Есть 3 варианта использования:

  • Сайт ZULIP, который является хостингом чата (есть версии для Android, iPad, Windows, Linux и так далее). Довольно неплохой интерфейс.
  • Платный аккаунт.
  • Можно установить на своем сервере.

«Есть еще такой инструмент, как Troop Messenger, но для нашего уха он не будет восприниматься»

У всех этих сервисов есть одна идеология: они объединяют чат, форум и e-mail. Можно создать рабочие группы (по отделам, проектам etc.), в которых получаем каналы, а внутри каналов — темы (примерно так, как письма в Gmail).

Например, я попал в канал обсуждения того, как в организации происходит внедрение ZULIP. Я могу управлять нотификацией, тем, как меня программа будет идентифицировать. Есть общая лента новостей — так я могу контролировать, что именно меня отвлекает, и убрать этот источник.

Если нужно добавить или удалить человека, для этого нужно буквально одно движение руки. С этим справится даже новичок, который не может справиться с правилами в Gmail.

Намного проще разделить формальное и неформальное общение — одним нажатием клавиши можно дублировать диалог, и у вас их уже два, с теми же участниками (не нужно создавать что-то заново, добавлять вручную людей и так далее).

2) Нужна документация.

Нужна документация, иначе придется постоянно отвечать на всякие глупые вопросы. У всех перечисленных продуктов это есть.

Очень трудно перейти с той платформы, которой давно пользуешься, поэтому в сфере IT компании будут еще долго работать в Slack.

У ZULIP’а документация только на английском языке.

У всех этих платформ есть боты. Можно, например, сделать бот Google-календаря, что позволит прямо в чате, по ходу общения, запланировать нужное мероприятие, иди чтобы он опубликовал напоминание/предупреждение. На каждой платформе много готовых ботов, плюс можно сделать свои.

Посмотрите, поможет ли вам документация, например, отвечать на банальные вопросы того же бухгалтера.

3) Нужны правила.

В долгосрочной перспективе нужно сделать (можно подсмотреть у других, но лучше придумать свое) свод правил, как мы внутри команды организуем общение on-line, как минимум, как мы разграничиваем формальное и неформальное общение. Например, если первый символ @ — официальное сообщение, # — неофициальное.

Эти правила обязательно должны быть не только в головах! Иначе вы себе будущему подкладывает грабли, ведь каждому новому сотруднику вам придется это проговаривать, и с каждой итерацией, с каждой передачей будет что-то изменяться.

Не нужно «по ходу разбираться», но уже накидайте то, что вертится в голове, чтобы они постоянно могли совершенствоваться.

Безопасность очень сложно проверить, все зависит от существующих угроз. Если я занимаюсь подрывной деятельностью против США, то MS Teams — не вариант. Если вопрос в хакерстве, то, например, у Microsoft давно есть двухфакторная авторизация (например, SMS на телефон). Microsoft говорит, что и у них вся ваша переписка и другая информация шифруются, но я бы в это не верил.

«Мы можем обсудить, как прийти к результату, какую платформу выбрать, но сам результат должен быть четкий, в директивной форме»

Александр Жмай
ФОТО из архива спикера и сайта unsplash.com

О Proactive

смотрите также

Как собрать команду под проект без бюджета

«Гори, чтобы светить. Гори, но не сгорай». Именно так можно охарактеризовать работу проектного лидера. О …

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.